Gestionale per autonoleggio: come sceglierlo, in 12 domande

Ho provato più gestionali di quanti ne vorrei ammettere. Alcuni erano belli nella demo e inutili al banco; altri facevano tutto, ma ogni "tutto" era un modulo a pagamento. Questa è la lista delle domande che oggi farei a chiunque mi proponga un software per il mio autonoleggio. Non sono domande da informatico: sono le cose che ti fanno perdere tempo o soldi se mancano.

1. Quanto tempo ci vuole per fare una prenotazione?

Prendi il telefono, chiama la demo e cronometra. Dal "buongiorno, vorrei una city car da venerdì a lunedì" alla conferma. Se servono più di 60 secondi e più di tre schermate, al banco con tre persone in fila lo userai male, e tornerai al quaderno. Il preventivo deve uscire dal tuo listino da solo, con stagioni ed extra, senza calcoli a mano.

2. Impedisce davvero le doppie prenotazioni?

Non "avvisa": impedisce. Chiedi cosa succede se due operatori prenotano la stessa auto nello stesso minuto. La risposta giusta è che il secondo non ci riesce. Un planning a colori è bello, ma la regola deve stare nel database, non negli occhi di chi guarda lo schermo.

3. Il cliente può registrarsi e firmare prima di arrivare?

È la differenza tra un ritiro di 5 minuti e uno di 20. Il cliente deve poter caricare documento e patente dal suo telefono, leggere le condizioni e firmare con un codice ricevuto via SMS. Chiedi anche come vengono gestite le clausole vessatorie (artt. 1341 e 1342 c.c.): devono avere un'approvazione separata, altrimenti il tuo legale ti dirà che il contratto è debole proprio dove serve.

4. Come funziona CaRGOS?

La comunicazione dei contratti alla Questura è l'obbligo che costa di più se lo dimentichi. Il gestionale deve inviarla da solo appena il contratto è firmato, con le tue credenziali, e dirti cosa è successo: inviato, in errore, da riprovare. Se ti rispondono "esportiamo un file che poi carichi tu", è lavoro a mano con un nome diverso.

5. Consegna e rientro hanno le foto?

Le contestazioni sui danni si vincono con le prove. Chiedi se la consegna e il rientro hanno una checklist con foto dal telefono, verbale firmato e danni segnati sulla scheda dell'auto, e dove restano le foto dopo un anno. Se la risposta è "le fai con WhatsApp e le alleghi", non è una funzione: è un'abitudine che il software non ha.

6. Cosa succede quando una revisione scade?

Un'auto con la revisione scaduta non deve poter uscire. Il gestionale deve conoscere assicurazione, revisione, bollo e tagliandi, avvisare prima e bloccare l'auto non in regola. Chiedi anche se registra le manutenzioni con i costi: senza, non saprai mai quanto ti costa davvero ogni auto.

7. La fattura esce pronta per lo SdI?

Fattura elettronica in XML, con le nature IVA giuste: il noleggio imponibile, le penali imponibili, danni e multe fuori campo, clienti esteri, aziende in split payment. Se devi rifare la fattura su un altro programma copiando i numeri, hai due gestionali e un posto in più per sbagliare.

8. Ti dice se stai vendendo sottocosto?

Il listino fermo da tre anni è il modo più silenzioso per perdere soldi. Chiedi se il software conosce il costo al giorno di ogni auto (rata, assicurazione, bollo, manutenzione) e lo confronta con il prezzo di vendita. Il passo successivo, il prezzo giorno per giorno in base a occupazione e domanda, è utile solo se il primo passo c'è.

9. Dove finiscono le tue auto, e a quale commissione?

Se il gestionale pubblica le auto su portali o comparatori, chiedi due cose: la commissione, e se puoi spegnere un canale quando vuoi. Le commissioni dei comparatori vanno dal 15% in su; e un canale che non puoi spegnere non è tuo.

10. Quanto costa davvero?

Il prezzo del listino è l'inizio. Chiedi: costi di attivazione, costo per auto in più, per utente in più, per sede in più, moduli a parte (CaRGOS, firma, fatturazione sono spesso "moduli"), durata minima del contratto, costo di uscita. Fatti fare un preventivo per la tua flotta di oggi e per quella che vorresti avere tra due anni.

11. I dati sono tuoi?

Chiedi dove sono i server (Unione europea, possibilmente), ogni quanto si fanno le copie di sicurezza, se sono cifrate, e come esporti tutto se te ne vai: clienti, contratti, storico. Chiedi anche l'accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR): il fornitore tratta i dati dei tuoi clienti per conto tuo, e deve esserci un contratto che lo dice.

12. Chi lo ha fatto, e lo usa?

Un gestionale fatto da chi noleggia ha i difetti di chi noleggia e i pregi di chi noleggia: non sa fare le presentazioni, ma sa cosa succede alle 8 del lunedì con cinque ritiri e un'auto che non torna. Chiedi chi lo usa, da quanto, e se puoi parlare con un collega che lo usa.

Come usare questa lista

Non esiste il gestionale perfetto, esiste quello che ti fa perdere meno tempo. Stampa le dodici domande, chiedi una prova gratuita di almeno un mese e usala con il lavoro vero, non con i dati della demo. Se dopo due settimane il quaderno è ancora sul banco, la risposta ce l'hai.

thecore.rent risponde a queste dodici domande in questo modo: è gratis per 3 mesi con tutte le funzioni, non chiede una carta per iniziare, e lo uso io ogni giorno nel mio autonoleggio.

Domande frequenti

Un gestionale per autonoleggio gratis esiste?

Esistono prove gratuite, e fogli Excel. Un software mantenuto, con CaRGOS, firma e fatturazione, ha costi di server e di sviluppo: se è "gratis per sempre" chiediti chi paga. thecore.rent è gratis per i primi 3 mesi con tutte le funzioni, poi parte da 39 € al mese IVA esclusa.

Serve installare qualcosa?

I gestionali moderni funzionano dal browser, su computer, tablet e telefono. Diffida di chi chiede un'installazione su un PC solo: il giorno che si rompe, si ferma il banco.

Quanto tempo serve per passare da un gestionale a un altro?

Con un'importazione della flotta da Excel, un pomeriggio. Le prenotazioni future si reinseriscono dal planning; lo storico dei contratti resta nel vecchio sistema, esportato in PDF, per i 10 anni che la legge richiede.