CaRGOS e Questura: la trasmissione dei contratti spiegata passo passo

Se hai un autonoleggio sai già cos'è CaRGOS. Se lo stai aprendo, te lo spiego prima che lo scopra la Questura al tuo posto. È l'obbligo che fa perdere più tempo al banco e che, se dimenticato, costa più di tutti gli altri messi insieme. Non do consulenza legale: ti racconto come funziona da noi, cosa chiedono e come abbiamo smesso di ribattere i dati a mano.

Da dove nasce l'obbligo

L'obbligo di comunicare i dati di chi noleggia un veicolo nasce dalle norme antiterrorismo del 2017 (il decreto legge 7/2015 come modificato, e il decreto del Ministero dell'Interno che ha istituito il sistema). In sintesi: chi esercita l'attività di autonoleggio senza conducente deve comunicare al Centro Elaborazione Dati del Dipartimento della Pubblica Sicurezza i dati identificativi del cliente e del veicolo per ogni contratto. Il sistema che riceve i dati si chiama CaRGOS (Car Rental Gathering On-line System) ed è gestito dalla Polizia di Stato.

Il senso è semplice: se un'auto a noleggio viene usata per un reato, le forze dell'ordine devono sapere subito chi l'aveva. Per noi è un adempimento in più. Per loro è uno strumento che funziona solo se tutti lo alimentano.

Chi deve farlo

Tutti gli operatori di noleggio veicoli senza conducente, grandi e piccoli, per auto, furgoni, moto e camper. Non c'è una soglia minima di flotta sotto cui si è esenti. La registrazione al portale si fa con una richiesta alla Questura competente per la sede, che rilascia le credenziali; ogni sede operativa è un'"agenzia" nel sistema, con un suo codice. Se hai tre sedi, hai tre agenzie e i contratti vanno comunicati con il codice della sede che consegna.

Cosa si comunica

Per ogni contratto: i dati del conducente (nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, documento con tipo, numero, ente e data di rilascio) e, se c'è, del secondo conducente; i dati del veicolo (targa, marca, modello); la durata del noleggio con data e ora di inizio e fine prevista; la sede di consegna. Se il cliente è una società, si comunicano comunque i dati della persona fisica che guida.

I dati vanno presi dal documento, non dal cliente a voce. "Nato a Roma" non basta: serve il comune esatto come sul documento, e la data di rilascio, non solo la scadenza. Sono i campi che fanno saltare più comunicazioni.

Entro quando

La comunicazione va fatta contestualmente alla stipula del contratto, e comunque prima della consegna del veicolo. In pratica: prima che il cliente esca dal piazzale, i suoi dati devono essere su CaRGOS. Non il giorno dopo, non "a fine giornata". Le modifiche (proroga, cambio auto, cambio conducente) vanno comunicate anch'esse.

Questo è il punto che rende impossibile farlo a mano con dignità il sabato mattina con cinque consegne alle 9. Da noi, prima del gestionale, l'operatore apriva il portale, ribatteva quindici campi per ogni contratto, e quando il portale era lento (succede) il cliente aspettava. Oppure la comunicazione si faceva dopo, e si incrociavano le dita.

Cosa succede se non lo fai

La sanzione per omessa comunicazione è amministrativa, e non è simbolica; le ispezioni ci sono, anche a campione, e confrontano i contratti con quanto trasmesso. Ma il danno vero è un altro: se un'auto non comunicata finisce in un'indagine, sei tu che rispondi alle domande. Un collega è stato convocato per un furgone usato in un furto: aveva il contratto, non aveva la comunicazione. Ne è uscito, dopo mesi.

Come lo facciamo adesso

Nel gestionale thecore.rent il check-in lo fa il cliente dal telefono, prima di arrivare: fotografa il documento e la patente, inserisce i dati, aggiunge il secondo conducente. L'operatore li controlla sul documento al ritiro. Quando il contratto viene firmato (con il codice sul telefono del cliente), i dati partono verso CaRGOS da soli, nel formato richiesto, con il codice dell'agenzia della sede di consegna. L'esito della trasmissione resta scritto nel contratto: data, ora, numero di protocollo. Se CaRGOS non risponde, il gestionale ritenta e ti avvisa; non si esce dal piazzale senza che la comunicazione sia andata o che tu abbia deciso consapevolmente di farla a mano.

Le credenziali CaRGOS le inserisci una volta in Impostazioni, cifrate: nessuno le vede, nemmeno noi. Le proroghe partono quando prolunghi il contratto. Il cambio auto, quando sostituisci il veicolo.

Il risparmio è di circa quattro minuti a contratto, che su 600 contratti l'anno sono 40 ore. Ma il risparmio vero è che non è più possibile dimenticarsene.

I controlli che facciamo comunque

Il sistema trasmette quello che gli dai. Tre cose le controlliamo sempre a mano:

Il documento deve essere quello: carta d'identità o passaporto per gli italiani, passaporto per gli stranieri extra UE (la patente da sola non è un documento di identità valido per CaRGOS). Il nome va scritto come sul documento, con gli accenti e i doppi cognomi.

Il luogo di nascita all'estero: va il paese, scritto come lo vuole il sistema, non la città. Il gestionale ha l'elenco, così l'operatore sceglie e non inventa.

Il secondo conducente aggiunto dopo: se il cliente al rientro ti dice "ha guidato anche mia moglie", la comunicazione andava fatta prima. Spiega al cliente che non è una formalità, e nel contratto scrivi che la guida da parte di persone non comunicate fa decadere le coperture.

Domande frequenti

CaRGOS vale anche per i noleggi di un'ora o per il car sharing?

L'obbligo riguarda i contratti di noleggio senza conducente senza distinzione di durata. Per forme particolari (car sharing, noleggio tra privati) la disciplina ha specificità: chiedi alla Questura competente.

Devo comunicare anche i clienti che conosco da anni?

Sì. Ogni contratto è una comunicazione, anche se il cliente è lo stesso.

Cosa faccio se il portale è fermo?

La norma chiede la comunicazione prima della consegna. Tieni traccia del tentativo (il gestionale lo fa da solo) e ritrasmetti appena il servizio torna. In caso di controllo, dimostrare il tentativo e l'invio successivo è diverso da non aver fatto niente.

In pratica

Registrati al portale per ogni sede prima di consegnare la prima auto. Prendi i dati dal documento, non dalla memoria del cliente. Comunica prima della consegna, sempre. E se puoi, falla fare al sistema: il gestionale thecore.rent la include nei tre mesi gratis, e i tuoi operatori tornano a fare il lavoro che conta, che è consegnare un'auto pulita a un cliente che ha capito cosa sta firmando.