Perché ho costruito thecore.rent: un gestionale fatto da chi noleggia

Gestisco un autonoleggio a Bassano del Grappa. Non sono un informatico e non sono una startup. thecore.rent l'ho costruito perché per anni ho cercato un gestionale che facesse quello che mi serviva al banco, e ogni volta mi sono ritrovato con un foglio Excel accanto al software, per fare le cose che il software non faceva. Questo articolo è per i colleghi: cosa non andava, cosa ho cambiato, e come funziona la rete.

Il problema non era il software. Erano tre software.

Un noleggio piccolo o medio, in Italia, lavora così: un gestionale per le prenotazioni e i contratti, spesso vecchio di quindici anni; il portale della Questura (CaRGOS) dove ribattere a mano i dati di ogni cliente; un foglio per le scadenze di assicurazioni, revisioni, bolli; WhatsApp per parlare con i clienti; e uno o due comparatori per riempire le auto nei periodi vuoti, pagando commissioni che vanno dal 15 al 30 per cento.

Ognuno di questi pezzi funziona. Messi insieme, no. Lo stesso cliente lo scrivi tre volte: nel gestionale, su CaRGOS, sul contratto. La stessa auto la controlli in due posti per sapere se è libera. La stessa scadenza te la ricordi perché te la ricordi, e il giorno che non te la ricordi hai un'auto con l'assicurazione scaduta in mano a un cliente.

A noi è successo. Una revisione scaduta da undici giorni, l'auto noleggiata, il cliente fermato a un controllo. Multa, fermo, cliente furioso, auto ferma due giorni. Il foglio delle scadenze era aggiornato. Nessuno l'aveva guardato quella settimana.

Cosa fa un gestionale fatto da uno che noleggia

Ho scritto una lista delle cose che succedono davvero in una giornata al banco e ho chiesto che il gestionale le facesse tutte, senza passare da un altro programma.

Il cliente prenota, dal sito o al telefono. Il preventivo si calcola dal listino con le fasce di durata e le stagioni, non lo faccio a mente. Se l'auto che vuole non è libera, il sistema propone quella della stessa categoria che ha lavorato meno, così la flotta gira in modo uniforme e non ho una Panda con 80.000 km e una con 20.000.

Il cliente fa il check-in dal telefono prima di arrivare: dati, documento, patente, secondo guidatore. Firma il contratto con un codice che gli arriva sul suo numero. Quando entra in ufficio, il contratto è già firmato: restano le foto dell'auto e le chiavi. Cinque minuti, anche il sabato mattina con la fila.

I dati del contratto partono verso CaRGOS da soli, nel formato giusto, entro i termini di legge. Non li ribatto. Ho scritto a parte come funziona la trasmissione alla Questura, perché è la cosa che fa perdere più tempo a tutti.

Le scadenze bloccano l'auto. Se l'assicurazione è scaduta o la revisione non è stata fatta, l'auto non si può consegnare. Non c'è un avviso da ignorare: c'è un blocco. Lo stesso per il tagliando per chilometri.

Al rientro registro km e carburante, il sistema calcola km extra, ritardo e carburante mancante, l'auto passa in preparazione con il suo ordine di lavoro (lavaggio, rifornimento, controllo) e torna noleggiabile solo quando qualcuno conferma che è pronta. Ne parlo nell'articolo sulla preparazione e i verbali.

I prezzi si aggiornano guardando l'occupazione e quello che fanno gli altri noleggiatori della zona, dentro limiti che decido io. Non svendo a febbraio e non lascio soldi sul tavolo ad agosto. È il tema dell'articolo sui prezzi dinamici.

Niente di tutto questo è un'invenzione. Sono le cose che un buon operatore fa a mano. Il punto è che le fa il sistema, sempre, anche quando l'operatore è stanco o è il nuovo arrivato.

Perché una rete e non un altro comparatore

Il secondo problema erano i comparatori. Portano clienti, è vero. Ma il cliente non sa chi sei, tu non sai chi è lui fino al ritiro, il prezzo che vede è quello base e al banco devi vendergli le assicurazioni per far quadrare i conti. E la commissione la paghi anche sul cliente che sarebbe venuto comunque, perché ti ha cercato su Google e ha trovato prima il comparatore.

Ho fatto due conti sul nostro noleggio: con il 20 per cento di commissione, su una prenotazione da 300 euro ne incassavo 240, e il cliente era convinto di aver pagato 300 a me. Quando c'era un problema, chiamava il comparatore, che lo rimandava a me, che non potevo fare niente perché il contratto l'aveva fatto il comparatore. Ho scritto i numeri completi nell'articolo su comparatori e commissioni.

Su thecore.rent il contratto è tra il cliente e il noleggiatore, con nome e cognome. Il cliente vede chi sei, le tue condizioni e le recensioni di chi ha noleggiato da te davvero. Il prezzo che vede è finale, con i tuoi km e la tua franchigia. La commissione è l'8 per cento, solo sulle prenotazioni che arrivano dal sito, e i soldi arrivano a te. Le auto sono le stesse del gestionale: pubblichi quelle che vuoi, con un interruttore, e la disponibilità è quella vera, in tempo reale. Niente doppia gestione, niente overbooking.

Non è una guerra ai comparatori. Alcuni colleghi continueranno a usarli per le punte di stagione, e va bene. È un'alternativa dove il cliente paga meno, tu incassi di più, e il rapporto è tra voi due.

Cosa non c'è, e perché

Non c'è un'app da installare: tutto funziona dal browser, sul computer del banco e sul telefono. Non c'è un piano gratuito per sempre: i primi tre mesi sono gratis con tutte le funzioni, poi si paga un canone, perché un software gratis lo paga qualcun altro, e di solito è il cliente con i suoi dati. Non c'è la possibilità di salvare i numeri delle carte: le carte passano da Stripe e noi vediamo solo le ultime quattro cifre. Non c'è il telefono del cliente visibile prima della firma del contratto: il cliente parla con te dalla piattaforma, su WhatsApp o email, e il numero lo vedi quando c'è un contratto. Questo lo so che a qualcuno non piace. È la regola che protegge il cliente e protegge la rete.

Per chi è

Per chi ha da tre a trecento auto e vuole smettere di fare la stessa cosa tre volte. Per chi ha un'unica sede e per chi ne ha dieci. Per chi vuole le sue auto sul sito e per chi vuole solo il gestionale. Lo uso io ogni giorno, con i miei operatori, sulle mie auto: le cose che non funzionano le vedo prima degli altri, e le correggo.

Se vuoi provarlo, i tre mesi gratis partono quando ti registri e comprendono tutto: contratti, CaRGOS, planning, scadenze, prezzi, sito. Se vuoi prima farmi una domanda, scrivimi dalla pagina di registrazione: rispondo io, tra un ritiro e un rientro.