Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR)

1. Oggetto e durata

thecore.rent tratta i dati per conto del noleggiatore solo per fornire il gestionale: prenotazioni, registrazione online, contratti e firme, verbali, fatture, comunicazioni ai clienti, invio a CaRGOS su richiesta del noleggiatore. L'accordo dura quanto l'adesione alla rete.

2. Dati e interessati

Clienti e conducenti del noleggiatore: dati anagrafici e di contatto, codice fiscale, estremi e foto di documento e patente, residenza, dati della prenotazione e del contratto, firme, foto delle auto. Utenti del noleggiatore: nome, email, ruolo, registro delle attività.

3. Obblighi del responsabile

thecore.rent: tratta i dati solo su istruzione documentata del noleggiatore, data dalle funzioni del gestionale e da queste condizioni; vincola alla riservatezza chi vi accede; applica le misure dell'art. 32 GDPR (connessioni cifrate, password e codici salvati solo come impronta, credenziali e chiavi cifrate, accessi separati per noleggiatore e per ruolo, copie di sicurezza cifrate); assiste il noleggiatore nel rispondere alle richieste degli interessati e negli adempimenti degli artt. 32-36; mette a disposizione le informazioni per dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche con preavviso ragionevole.

4. Sub-responsabili

Il noleggiatore autorizza in via generale i sub-responsabili: DigitalOcean (hosting, server a Francoforte), Brevo (invio di email e SMS), Stripe (pagamenti), Anthropic (assistente Copilot, solo per i messaggi scritti all'assistente). thecore.rent comunica con 30 giorni di anticipo l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile: il noleggiatore può opporsi e, se l'opposizione non è risolta, recedere senza costi.

I trasferimenti fuori dall'Unione europea avvengono solo con le garanzie degli artt. 45-46 GDPR (Data Privacy Framework UE-USA o clausole contrattuali standard).

5. Violazioni dei dati

thecore.rent informa il noleggiatore senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che lo riguarda, con le informazioni dell'art. 33.3 GDPR disponibili.

6. Fine del trattamento

Alla fine dell'adesione il noleggiatore può esportare i propri dati dal gestionale per 60 giorni; poi thecore.rent li cancella, comprese le copie di sicurezza alla loro scadenza, salvo quelli che la legge impone di conservare.